Tenders Guru Logo

Iratkezelési szolgáltatások ellátása

  • Purchaser

    Országos Kórházi Főigazgatóság

  • Publication date

    Aug 29, 2021

  • Type

    1

  • Source

    EKR

    1. IRATKEZELÉS Iratkezelési feladatok: Teljes körű iratkezelési feladatellátás a Megbízó mindenkori iratkezelési szabályzatának alkalmazásával, ennek keretében: az iratkezelési szabályzatban megjelöltek szerint bármely csatornán beérkező küldemények átvétele, a Hivatali Kapura érkező küldemények letöltése, a beérkező iratok szabályszerű felbontása, érkeztetést / iktatást igénylő e-mailek nyomtatása (nagyságrendileg naponta kb. 100 db), a Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatóság speciális e-mail címeire a „TOPdeszk” rendszerbe érkező ügyfél megkeresések (átlag napi 500 db A/4-es oldal) nyomtatása, és mindezek érkeztetése az iktatórendszerben, az iraton eszközölt megfelelő jelölésekkel, érkeztető bélyegző használatával, rendszerezése (iktatást igényel / nem iktatandó; szignálásra tovább küldendő / automatikus szignálás körébe tartozó, sürgős, azonnali); szükség esetén szignálásra továbbítása, illetőleg az automatikus szignalizáció körébe tartozó ügyiratok esetében, annak szabályrendszere szerint az irat megfelelő ügyintézőhöz rendelése; a beérkezett dokumentumok közül az OKFŐ Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatóságához tartozó, iktatandó iratainak elkülönítése az OKFŐ további szervezeti egységeinek feladat- és hatáskörébe tartozó irataitól, ez utóbbiak házipostával történő továbbküldése a megfelelő szignálóhoz / ügykezelőhöz; iktatása (főszámos/alszámos rendszerben) a megfelelő segédletek alkalmazásával, ennek során: o előzménykutatás az iktatórendszerben és a szakrendszerben (egészségügyi dolgozók alap- és működési nyilvántartása) o az előzmény / kapcsolódó irat szerelése, csatolása, o az ügyintézési határidő megállapítása, jelölése a szoftverben, o az irattári tétel megválasztása és adminisztrálása, o az egységes előadói ív használata, az elvárt adatok rögzítése, szükség esetén az ügyféladatok karbantartása, frissítése. az ügyintézőknek történő átadás előkészítése és az átadás dokumentálása, az ügyintézés folyamatához kapcsolódó átadás-átvételek adminisztrációja az iktatóprogramban (pl. szignálással, postázással összefüggő iratmozgás). postázás (l. 2. pont), A Megbízó telephelyén átmeneti irattár kezelése. Beérkező iratforgalom: átlagosan évi 100.000 bejövő irat + 20% (főszám és alszám); napi átlag 355 db beérkező új főszámos irat. A megbízó által elvárt személyenkénti teljesítést az határozza meg, hogy az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell érkeztetni, illetve iktatni. 2. KÜLDEMÉNYEK POSTAKÉSZ ELŐKÉSZÍTÉSE, POSTÁZÁSI FELADATOK ELLÁTÁSA Küldemény kezelési feladatok: A postázási feladatot Megbízott az OKFŐ Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatósága, és igény szerint a Egészségügyi Készlet- és Tartalékgazdálkodási Főosztály számára látja el. A napi kimenő küldemények átvétele az ügyintézőktől, az átvétel adminisztrációja az iktatóprogramban, a küldemények postára adásra történő előkészítése (ellenőrzés, borítékolás, ragszámmal ellátás stb.) postai elszállításra történő elkészítés, a napi kimenő könyvelt postai küldeményekről a feladás napján jegyzék készítése (postakönyv vezetése az elektronikus rendszerben, a napi postajegyzék megküldése a postának e-mailben, postai bevételezése után papír alapon a küldeményhez rendelése). a postára adás (expediálás) tényének rögzítése a Megbízó által használt iratkezelő rendszerben, a postára adás (expediálás) tényének feltüntetése a kimenő iratokon, illetve az azokhoz tartozó aktaborítón az előírt módon, Az expediált küldemények szabályszerű visszaadása az egységekhez (elektronikus és papír alapú átadás-átvétel), kipostázott levelek sikertelen postázása esetén az ügyfél által át nem vett levelek visszaérkeztetése, lista készítése, az ügyintéző részére történő átadása. Iratforgalom: átlagosan évi 100.000 kimenő irat + 20% A személyenkénti, napi elvárt teljesítményt az határozza meg, hogy az előkészített küldeményeket legkésőbb a postázásra történt átadást követő napon postázni szükséges. 3. ÁLTALÁNOS FELTÉTELEK Az iratkezelést Megbízott a Megbízó által használt „DMS One Ultimate” iratkezelési szoftver és a Megbízó által meghatározott szakrendszerek (pl. az

    Notices

    • Sep 2, 2021

      Invitation to participate

    Összegezés az ajánlatok elbírálásáról